የአስተዳደር እና ፋይናንስ ክፍል ኃላፊ (Administration& Finance Head)

ዝርዝር የስራ ተግባራት ኃላፊነት

1. በፋይናንስ ደንብ መሰረት ለማህበሩ የተመደበውን መደበኛ በጀት ይቆጣጠራል ይመዘግባል፣ ያመዛዝናል፡፡
2. ተከታታይነት ባለው መንገድ የማህበሩ ገቢ እና ወጭ እንቅስቃሴ (Cash flow) እንዲዘጋጅ ያደርጋል፣ አፈፃፀሙንም ይከታተላል/ትከታተላለች፡፡
3. የገቢ ወጭ ሰነዶችን ቅጾች ሞዴሎችና ቫውቸሮች ለውጭም ሆነ ለውስጥ ኦዲተሮች ቁጥጥር በማንኛው ጊዜ አመቺ ሆነው እንዲቀመጡ ያደርጋል፡፡
4. የገቢና ወጭ ሞዴሎች የተለያዩ ሰነዶች ደረሰኞች ሌሎች አባሪ ማስረጃዎች ከወጭ ማመሳከሪያው ጋር በጥንቃቄ እንዲያዙ አድርጎ ያረጋግጣል፡፡
5. የወጪ ሰነዶች ትክክልለኛነታቸውን ያረጋግጣል ክፍያዎችን ያፀድቃል፡፡
6. በየወጭ እርስ የተፈቀደውን በጀት በየእርሳቸው አጣጥሞ ለመስራት ጥረት ያደርጋል፣ አስፈላጊ ሆኖ ሲገኝ የበጀት ዝውውር ያደርጋል፣ አፈጻጸሙን ይከታተላል፡፡
7. ያልተወራረዱ እና በእንጥልጥል ላይ ያሉ ሰነዶች እንዲወራረዱ መግለጫ ያቀርባል አፈጻፀሙን ይከታተላል ፡
8. የዞኖች ሂሳብ ወቅቱን ጠብቆ እንዲወራረድ ክትትልና ድጋፍ ያደርጋል፡፡
9. የፕሮጀክቶችን ሂሳብ ይከታተላል ችግር ካለ ለሃላፊው ያሳውቃል፡፡
10. በየወሩ  የሳጥን የሂሳብ ሚዛን ይሰራል፣ ያረጋግጣል ይከታተላል የመደበኛና የኘሮጀክት ሂሳብ በወቅቱ እንዲመዘገብ ያደርጋል፡፡
11. በማህበሩ የስራ እቅድና በጀት ዝግጅት ስራ ላይ ይሳተፋል በበጀት እቅድም በአመቱ መጀመሪያ ያዘጋጃል፡፡
12. እንደማህበሩ ሥራ ክብደትና ቅለት በካዝና ማደር የሚገባውን የጥሬ ገንዘብ መጠን ለማሻሻል ከሃላፊዎች ጋር በመመካከር ያሻሽላል፡፡
13. ሁሉንም የሂሳብ አካውንት መምራትና  መቆጣጠር፡፡
14. የደመወዝ ክፍያ ትክክለኛነት ያረጋግጣል፡፡
15. የባንክ ማስታረቂያ በየወሩ እንዲሰራ በማድረግ የማህበሩን የባንክ እንቅስቃሴ ይቆጣጠራል ፡፡

 

 

 

16. የማህበሩንም ሆነ የፕሮጀክት ገንዘብ ብክነት (ጉድለት) እንዳይደርስበት ይቆጣጠራል/ ትቆጣጠራለች፡፡
17. እዳ ያለበትን ሠራተኛ ቢለቅ የማህበሩን ገንዘብ ሣይመልስ መልቀቂያና ጥቅማጥቅም እንዳይሰጠው ያደርጋል/ታደርጋለች፡፡
18. በባንክ እና በሳጥን ያለ ገንዘብ ሚዛን ከሌጀር ጋር እኩል መሆኑን ይቆጣጠራል፡፡
19. አስፈላጊው የግዥ ዝርዝር ጥያቄ ወቅቱን ተብቆ እንዲቀርብ ደርጋል/ታደርጋለች፣ የግዥ ትዕዛዝ ሲቀርብ በአርስቱ በጀት መኖሩን ይቆጣጠራል፣ በቀረበው የግዥ ጥያቄ መሰረት አስፈላጊው ግዥ ወቅቱን ጠብቆ እንዲፈፀም ይከታተላል፣ ያስተባብራል/ታስተባብራለች፡፡
20. በአመቱ መጨረሻ የሳጥን፣ የገንዘብ ሰነድ ቆጠራ ያደርጋል፡፡
21. በየወሩ የማህበሩን የፋይናንስ ሪፖርት አዘጋጅቶ ለተቋሙ ሃላፊ ያቀርባል፡፡
22. የፕሮጀክቶችን እና የማህበሩን የመደበኛ የሂሳብ እንቅስቃሴ ከፕሮግራም ማናጀሩ ጋር በመናበብ እና በመመካከር ለሃላፊ ያቀርባል/ታቀርባለች፡፡
23. የፕሮጀክቶች የስራ እንቅስቃሴ ሪፖርት በየወሩ፣ ሩብ ዓመቱ፣ ግማሽ አመቱ እና በየዓመቱ በጥራት ተሰርቶ ለሚመለከተው የፕሮጀክት አስተባባሪ፣ የክትትልና ግምገማ ባለሙያ፣ ለኃላፊ እና ለፕሮጀክት ጽ/ቤት እንዲላክ ያደርጋል፡፡
24. በበጀት አመቱ መጨረሻ ላይ የአመቱን በጀት ዘገባ ያዘጋጃል፡፡
25. የማህበሩ ዕዳ የሆኑትን በመለየት በወቅቱ ለሚመለከተው አካል እንዲከፈል ያደርጋል፡፡
26. ወቅቱን ጠብቆ ከዞን እስከ ቀበሌ ድረስ ደመወዝና ሥራ ማስኬጀ በባንክ እንዲላክ ያደርጋል፡፡
27. ከማህበሩ ውጭ የሚሰሩ ኘሮጀክቶችን ሰነድ ፌደራል በሚጠይቅበት ሰዓት የወጪ ሰነዶችን እንዲወራረድ ያደርጋል፡
28. የአባላት መዋጮ ገቢን በባንክ ማስረጃ በማምጣት ገቢው እንዲመዘገብ ያደርጋል፡፡
29. የማህበሩ ቋሚ እቃ አመታዊ የእርጅና ቅናሽ እየተሰላ እንዲመዘገብ ያደርጋል፡፡
30. ከማህበሩ ሊቀ መንበር እና የፅ/ቤት ኃላፊ ጋር በጋራ በጣምራ ፊርማ ቸክ ይፈርማል፡፡
31. በስሩ ያሉትን ባለሙያዎች (የሂሳብ ባለሙያ፣ የሰው ኃይል እና አስተዳደር፣ የጽዳት፣ ተላላኪ እና ፎቶ ኮፒ ግዥ ባለሙያ፣ ገንዘብ ያዥ እና ንብረት ክፍል ሹፌር፣ ጥበቃ፣ ) አስፈላጊውን ክትትልና ድጋፍ ያደርጋል፣ አፈፃፀማቸውን ይከታተላል፣ ይቆጣጠራል፡፡
32. በስሩ ያሉትን ሰራተኞች የ6 ወር ስራ አፈፃፀም ውጤት ይሞላል፡፡
33. ልዩ ልዩ የሰው ኃይል አስተዳደር ስራዎች ወቅቱን ጠብቆ እየተፈፀሙ መሆናቸውን ክትትልና ድጋፍ ያደርጋል፣ ስራው በአግባቡ መፈፀሙን በበላይነት ይቆጣጠራል፡፡
34. የማህበሩ የአጠቃላይ የሂሳብ እንቅስቃሴ በየበጀት ዓመቱ ማጠቃለያ በውጭ ኦዲተር ኦዲት እንዲደረግ እና የኦዲት ሪፖርቱ ለመሚመለከታቸው አካላት እንዲላክ ያደርጋል፡፡
35. በኦዲተሮች የሚሰጡ አስተያዮቶች ፈጥነው እንዲስተካከሉ እና በማህበሩ ምንም አይነት የፋይናንስ እና አስተዳደር ብልሹ አሰራር እንዳይኖር ይከታተላል፡፡
36. ከኃላፊው የሚሰጡትን ሌሎች ተመሳሳይ ተግባራት ያከናውናል/ታከናውናለች/፡፡